Advokater udfordres af nye digitaliseringskrav – OCR-scanning

Sagsbehandlingen i alle civile sager skal nu foregå digitalt. Det stiller krav til landets advokater om, at tekstdokumenter skal være scannet til PDF med tekstgenkendelse (OCR). Det er langt fra de fleste kopimaskiner på advokatkontorerne, der kan OCR-scanne uden tilkøb af software. Hos PrinterGuys er OCR-scanner gratis med alle vores kopimaskiner – og så overholder kopimaskinerne også persondataforordningen.

Alle Danmarks retskredse og domstole er nu kommet på den digitale sagsportal minretssag.dk, når det gælder civile sager. Frederiksberg retskreds kom, som den sidste retskreds, på portalen den 29. januar 2018, mens Højesteret var den sidste domstol, der gik digital den 2. februar 2018.

Landets advokater skal derfor fremover uploade alle dokumenter (heriblandt bevismaterialer og personlige oplysninger) på den digitale sagsportal. Samtidig er det blevet et lovkrav, at alle tekstdokumenter, som indlæses i PDF-format, skal være søgbare og dermed konverteret med optisk tekstgenkendelse, også kendt som OCR-scannet.

OCR-krav udfordrer advokater
Mange advokater er det seneste halve år blevet udfordret på de nye krav om OCR (Optical Character Recognition).

”Vi har brugt en del tid på at finde ud af, hvad OCR var, og sætte os ind i, hvordan vi kunne komme til at OCR-scanne,” forklarer Andreas Meinertz Andersen, advokatfuldmægtig i Husen Advokater, og fortsætter:

”Vi har fire printere i huset, og to af dem er af ældre dato, så de kunne ikke OCR-scanne. Vi fik derfor installeret en software, der gjorde det muligt. Det måtte vi betale et engangsbeløb for.”

Hos PrinterGuys synes vi, det er ærgerligt, at advokatkontorer ikke får den rette rådgivning, for det kan nemlig slet ikke betale sig at opgradere en gammel kopimaskine.

Kopimaskiner der kan OCR-scanne
Det behøver hverken at være dyrt eller besværligt for advokater at kunne komme til at OCR-scanne.

”Vi har fået henvendelser fra flere advokater, der har været i tvivl om, hvad de skal gøre. Det kan nemlig hurtigt blive dyrt at investere i ny software til en i forvejen gammel kopimaskine,” siger Carsten Andersen, indehaver af PrinterGuys, og tilføjer:

”Det er faktisk billigere at kassere den gamle kopimaskine. Vores advokatkunder kan i stedet leje en ny kopimaskine, hvor maskinen gratis er sat op til at kunne OCR-scanne. Desuden er alene strømforbruget tjent hjem ved at udskifte til en ny kopimaskine.”

Kopimaskine skal overholde persondataforordningen (GDPR)
OCR-scanning er ikke den eneste digitale udfordring, landets advokater står overfor.

Med den nye persondataforordning, der træder i kraft den 25. maj 2018, er det også vigtigt, at kopimaskinerne hos landets advokater og øvrige virksomheder er sikre.

”Stort set alle gamle printere og kopimaskiner bliver ramt af den nye persondataforordning, fordi de ikke kan leve op til kravene. Alle vores kopimaskiner overholder reglerne, så virksomheder undgår store bøder. Og hos os koster det ikke ekstra, at kopimaskinerne overholder GDPR,” siger Carsten Andersen.

Han forklarer, at det som minimum er nødvendigt, at kopimaskinens harddisk krypteres løbende, at det ikke er muligt at printe uden at taste en adgangskode, ligesom det ikke skal være muligt at scanne dokumenter fra kopimaskinen, uden at brugerne identificerer sig.

Det er derfor også ærgerligt at bruge penge på at opgradere en gammel kopimaskine til OCR, fordi sikkerheden højst sandsynlig ikke vil være god nok. Og så skal kopimaskinen alligevel skiftes inden for ganske kort tid, når persondataforordningen bliver gældende.

Seneste indlæg